Le FAGACE recrute - (01) ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE SENIOR (F) - SENIOR BILINGUAL EXECUTIVE ASSISTANT (W)

AVIS D’APPEL A CANDIDATURE

POSTE A POURVOIR : ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE SENIOR (FRANÇAIS-ANGLAIS) (F)

Véritable instrument dans le mécanisme de financement du développement de l’Afrique, le Fonds Africain de Garantie et de Coopération Économique (FAGACE) a joué un rôle important au cours de ces 46 dernières années en faveur de l’intégration économique de ses quatorze États membres, avec plus de 3000 milliards FCFA mobilisés grâce à ses interventions.

Fort de ses propres expériences, le Fonds est conscient de la nécessité de se moderniser face à un environnement international en perpétuel mutation et dans une Afrique à fort besoin d’intégration.

Dans le cadre du nouveau Plan Stratégique 2021-2025 qui constitue la boussole de notre Institution au cours de ces cinq (05) prochaines années, il est important de présenter la vision du FAGACE qui se résume à :

« Faire du FAGACE une Institution moderne qui contribue au financement du développement et à l’intégration économique et financière en Afrique. ».

Par conséquent, en alignement de cette vision, le Fonds cherche à embaucher un Assistante de direction bilingue (Français/Anglais) sénior hautement qualifié qui sera sous la supervision directe du Directeur Général avec les missions et responsabilités suivantes :

Missions et responsabilités :

Fournir un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au Directeur Général et les membres du cabinet ;
Assurer le contrôle de qualité en vérifiant l’exactitude des documents, en veillant au respect des lignes directrices et des procédures du FAGACE ;
Contribuer à l’élaboration, à la mise en forme et à la production des documents et des correspondances en français comme en anglais ;
Assurer la traduction parfaite des documents et correspondances en français et en anglais ;
Gérer l’agenda et planifier les rendez-vous du Directeur Général ;
Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
Assurer la transmission des informations en interne et externe ;
Préparer et organiser les réunions et élaborer les comptes rendus de réunion ;
Travailler en lien avec le Directeur Général et son staff ;
Organiser les réunions et voyages du Directeur Général ;
Assurer le classement et l’archivage des documents ;
Effectuer le reporting à la hiérarchie.

Profil :

Être titulaire d’un Master en Management et Administration des Entreprises, Diplomaties et Relations Internationales ou toute autre qualification équivalente;
Avoir au moins cinq (05) années d’expériences professionnelles avérées et prouvées au poste d’Assistante de direction bilingue dont trois (03) ans au moins dans une organisation internationale ;
Avoir la maîtrise d’office 360 et sa flotte bureautique (Word, Excel avancé, Powerpoint) ;
Avoir une bonne expression écrite et orale de l’orthographe et de la grammaire en français et en anglais ;
Maîtriser les techniques d’assistanat, de communication, de gestion administrative ;
Être discret, rigoureux et autonome, réactif et proactif ;
Être parfaitement à l’aise à communiquer en français et en anglais ;
Être capable de travailler sous pression et avoir le goût du travail en équipe ;
Savoir organiser son poste de travail et ses activités, identifier les priorités et s’adapter aux tâches variées ;
Savoir gérer le stress dans les périodes d’activités intenses et être force de propositions ;
Être ressortissant d’un des 14 Etats membres du Fonds ;
Être immédiatement disponible ;

Limite d’âge : Maximum 45 ans au 31 décembre 2023.

Lieu du poste : Cotonou, BENIN

Type de contrat de travail : Contrat à durée déterminée avec une période d’essai de six (06) mois (si concluant à terme signature d’un CDI).

Dépôt des candidatures et pièces à fournir :

Le dossier de candidature doit parvenir au FAGACE uniquement par mail (à l’adresse jobstalents@fagace.org ) à l’attention de Monsieur le Directeur Général du FAGACE avec la mention obligatoire en objet « CANDIDATURE AU POSTE D’ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE SENIOR DU FAGACE ».

La présente offre expire le 30 Novembre 2023 inclus à 17h00 min, heure de Cotonou (GMT+1).

Le dossier de candidature comprend :

La fiche de candidature à remplir obligatoirement sous peine de rejet du dossier (fiche à télécharger sur le site web .fagace.org dans la rubrique FAGACE& VOUS);
Une lettre de motivation dûment signée par le candidat et adressée au Directeur Général du FAGACE ;
Un Curriculum vitae détaillé (plus une photo couleur). Les coordonnées de vos différents employeurs doivent être mentionnées sur le CV ainsi que trois (03) références professionnelles et leurs contacts (mails et téléphone) ;
Les certificats ou attestation de travail couvrant le nombre d’année requis pour le poste à pourvoir ;
Les copies certifiées des diplômes obtenus et certificats de formation (éventuel) ;
Une copie de la carte d’identité nationale, de l’extrait d’acte de naissance et du certificat de nationalité ;
Un casier judiciaire daté de moins de trois (03) mois.

NB : Aucun dossier physique ne sera pris en compte. Les dossiers incomplets, non conformes ou parvenus hors délai, ne seront pas examinés. Seules les candidatures retenues pour les tests seront contactées par le FAGACE. Le FAGACE se réserve le droit de ne pas donner une suite au présent avis de recrutement.

RECRUITMENT NOTICE

VACANCY: SENIOR BILINGUAL EXECUTIVE ASSISTANT (ENGLISH-FRENCH) (W)

The African Guarantee and Economic Cooperation Fund (FAGACE) is a genuine instrument in the mechanism for financing Africa’s development. Over the last 46 years, it has played an important role in promoting the economic integration of its fourteen member states, with more than FCFA 3,000 billion mobilised through its interventions.

Drawing on its own experience, the Fund is aware of the need for modernisation in an ever-changing international environment and in an Africa with a strong need for integration.

As part of the new 2021-2025 Strategic Plan, which will be our institution’s compass for the next five (05) years, it is important to present FAGACE’s vision, which can be summed up as follows:

« To make FAGACE a modern institution that contributes to development financing and economic and financial integration in Africa ».

Therefore, in alignment with this vision, the Fund seeks to hire a highly qualified bilingual (French/English) Senior Executive Assistant who will be under the direct supervision of the Managing Director with the following duties and responsibilities:

Duties and responsibilities :

Provide high level administrative and organisational support to the Managing Director and cabinet members;
Ensure quality control by checking the accuracy of documents, ensuring compliance with FAGACE guidelines and procedures;
Contribute to the drafting, formatting and production of documents and correspondence in both French and English;
Ensuring the perfect translation of documents and correspondence into French and English;
Managing the agenda and planning appointments for the Managing Director;
Ensuring physical and telephone reception;
Ensuring that information is passed on internally and externally;
Preparing and organising meetings and drafting meeting minutes;
Working closely with the Managing Director and his staff;
Organising meetings and travel for the Managing Director;
Filing and archiving documents;
Reporting to senior management.

Qualifications:

Hold a Master’s degree in Management and Business Administration, International Relations or any other equivalent qualification;

At least five (05) years’ proven professional experience as a bilingual Executive Assistant, including at least three (03) years in an international organisation;
Be proficient in Office 360 and its office package (Word, advanced Excel, Powerpoint);
Good written and spoken French and English spelling and grammar;
Have a good command of assistant, communication and administrative management techniques;
Be discreet, rigorous and autonomous, reactive and proactive; Be perfectly at ease communicating in French and English;
Be able to work under pressure and enjoy teamwork;
Be able to organise your workstation and activities, identify priorities and adapt to a variety of tasks;
Ability to manage stress during periods of intense activity and to make suggestions;
Be a national of one of the 14 Member States of the Fund:
Be immediately available;
Age limit: Maximum age of 45 years on 31 December 2023.

Job location: Cotonou, BENIN

Type of employment contract: Fixed-term contract with a trial period of six (06) months (if successful, signature of a permanent contract).

Submission of applications and documents to be provided:

The application must be sent to FAGACE by e-mail only (to the address jobstalents@fagace.org)_for the attention of the Director General of FAGACE with the compulsory subject « APPLICATION FOR THE POSITION OF SENIOR BILINGUAL MANAGEMENT ASSISTANT AT FAGACE ».

This offer expires on November 30, 2023 inclusive at 17:00, Cotonou time (GMT+1).

The application file includes :

– The application form, which must be completed if the application is not to be accepted (form to be downloaded from the website www.fagace.org in the FAGACE& YOU section);

– A letter of motivation duly signed by the applicant and addressed to the Managing Director of FAGACE ;

– A detailed curriculum vitae (plus a colour photo). The details of your various employers must be mentioned on the CV as well as three (03) professional references and their contacts (email and telephone);

– Work certificates covering the number of years required for the post to be filled; – Certified copies of diplomas obtained and training certificates (if applicable) ;

– A copy of the national identity card, birth certificate and certificate of nationality;

– A criminal record dated less than three (03) months.

NB: No physical application will be considered. Incomplete, non-compliant or late applications will not be considered. Only applicants selected for the tests will be contacted by FAGACE. FAGACE reserves the right not to follow up this recruitment notice.

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